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如何操辦宴請

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 宴請目的

    可以是為某一個人,也可以為某一事件。例如:為代表團來訪,為慶祝某一節日、紀念日,為外交使節或外交官員的到離任,為展覽會的開幕、閉幕等。在對外交往中,有時邀請朋友聚餐,并不一定需要什么特別的理由。

    邀請范圍

    邀請范圍是指請哪些方面人士,請到哪一級別,請多少人,主人一方由什么人出來作陪。需考慮的因素包括宴請性質、主賓身份、對方對我的做法、國際慣例和當前政治氣候等。邀請范圍確定之后,即可草擬具體邀請名單。被邀請人的姓名、性別、職務、稱呼等都要準確,對方是否有配偶等情況亦應了解。因了解情況不準,出現差錯的事經常發生,例如:把名字寫錯;本來是女士,卻邀請其偕“夫人”等。多邊活動尤其要考慮政治關系,是否邀請政治上相互對立國家的人員出席同一活動,需慎重考慮。

    宴請時間

    應對主、客雙方都合適,注意不要選擇對方的重大節假日、有重要活動或有禁忌的日子和時間。例如:基督教人士忌13日,更忌逢星期五的13日;伊斯蘭教在齋月內白天禁食,宴請宜在日落后舉行。小型宴請應首先征詢主賓意見,相機口頭當面約請,或電話聯系,主賓同意后,再約請其他賓客。

    請柬要求

    宴請活動一般均發請柬,這既是禮貌,也便于客人準確知道宴請的時間、地點。有些國家,邀請最高領導人作為主賓參加活動,除請柬外,還需專門發邀請信。

    請柬應提前一周至二周發出,以便被邀請人早做安排。請柬內容包括宴請的時間、地點、形式、主人的姓名(或單位名稱),有時還寫明事由、服裝、請客人答復等要求。請柬中文行文不用標點符號,括號除外,所提到的人名、單位、節日都應用全稱。

    中文請柬行文中不寫被邀請人姓名,其姓名寫在請柬信封上,而主人姓名應印在落款處。落款不寫時間。請柬格式與行文,中外文本差異較大,注意不能生搬硬套。

    請柬信封上被邀請人姓名、職務要書寫準確。國際上習慣對夫婦兩人發一張請柬,國內憑請柬入場的場合,則應發每人一張。

    菜單制定

    宴請選菜主要考慮主賓的喜好與禁忌。例如:伊斯蘭教人士用清真席,不喝酒,甚至不喝任何帶酒精的飲料;印度教人士不吃牛肉;佛教人士吃素;也有因身體原因不能吃某種食品的。大型宴請,則應照顧到各個方面,在我國一般用清真。例如:我國在人民大會堂舉行的國慶招待會,都采用清真菜肴。

    菜肴選擇要有針對性,菜量要適當。海參、鮑魚、魚翅、燕窩等價格昂貴,有些客人并不喜歡,宜選用有本地特色的食品。

    無論何種宴請,事先均應開列菜單,并報請有關負責人同意。有外賓出席的宴會,需印制菜單并譯成外文。國宴或小型宴會菜單每人一份。

    西餐菜單順序是冷盤、湯、熱菜、甜點、水果,中餐則把湯放在熱菜之后(目前在涉外宴請時,中餐上菜順序一般與西餐同)。

    席位安排

    國際上的習慣,桌次高低以離主桌位置遠近而定,同樣遠近者,右高左低。同一桌上,席位高低以離主人的座位遠近而定,同樣遠近者,右高左低。男女間隔安排,在國外流行女陪男,即以女主人為準,男主賓在女主人右側,主賓夫人在男主人右側。

    在我國宴請,習慣男陪男,女陪女,以便于談話,即男主賓坐男主人右側,主賓夫人坐女主人右側。

    禮賓次序是排席位的主要依據。

    主賓身份高于主人,為表示尊重,可請主賓坐在主人的位置,主人則坐主賓位置,第二主人坐在主賓的左側。但也可按常規安排。

    主賓有夫人,而主人的夫人又不能出席時,可請其他身份適當的女士作第二主人。如無合適人選,也可把主賓夫婦安排在主人的左右兩側。

    在許多國家,譯員不入席,坐在主人和主賓身后。我一般將譯員安排在主賓右側(圓桌)或主人左側、對面(長桌)。(馬保奉 外交部禮賓司原參贊)


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